Komunikasi dalam Pertemuan Dan Rapat
1. Pertemuan
Didalam dunia bisnis diperlukan langkah-langkah untuk menyusun, merencanakan, mengorganisasi, kegiatan, melaksanakan kegiatan, dan mengawasi. Tetapi dalam melakukan hal tersebut tentunya diperlukan forum yang memiliki wewenang untuk menyusunnya. Dan oleh karena itu yang dibutuhkan adalah pertemuan.
Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan antara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang diikuti oleh semua unsur yang ada.
Pertemuan-pertemuan itu diadakan dengan maksud untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Sehingga komunikasi yang dilakukan dalam sebuah pertemuan harus memiliki suasana bebas yang terpimpin. Bentuk pelaksanaan komunikasi dalam pertemuan dapat berupa menghimpun laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Pertemuan yang baik akan menghasilkan kesimpulan yang baik juga.
2. Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat
Ketika menghadiri rapat atau pertemuan, seorang peserta hendaknya :
a. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
b. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
c. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.
d. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
e. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
Setelah dapat diambil keputusan atau kesimpulan dalam pertemuan/rapat, hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah mengkomunikasikan kepada peserta kemudian melaksanakannya dengan sebaik-baiknya.
Didalam dunia bisnis diperlukan langkah-langkah untuk menyusun, merencanakan, mengorganisasi, kegiatan, melaksanakan kegiatan, dan mengawasi. Tetapi dalam melakukan hal tersebut tentunya diperlukan forum yang memiliki wewenang untuk menyusunnya. Dan oleh karena itu yang dibutuhkan adalah pertemuan.
Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan antara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang diikuti oleh semua unsur yang ada.
Pertemuan-pertemuan itu diadakan dengan maksud untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Sehingga komunikasi yang dilakukan dalam sebuah pertemuan harus memiliki suasana bebas yang terpimpin. Bentuk pelaksanaan komunikasi dalam pertemuan dapat berupa menghimpun laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Pertemuan yang baik akan menghasilkan kesimpulan yang baik juga.
2. Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat
a. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
b. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
c. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.
d. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
e. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
Setelah dapat diambil keputusan atau kesimpulan dalam pertemuan/rapat, hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah mengkomunikasikan kepada peserta kemudian melaksanakannya dengan sebaik-baiknya.
3. Teknik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Selain berbicara, perlu diperhatikan juga teknik membaca. Karena pada dasarnya membaca adalah menyampaikan pikiran dan pikiran orang yang tulisannya kita baca. Untuk itu dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud dan tujuan si penulis dan sekaligus memahami kebutuhan yang mendengarkan.
Begitu juga dengan memdengarkan karena ketika mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencerna isi suara yang didengar. Ketika mendengarkan dibutuhkan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran sehingga dapat menghasilkan tambahan pengetahuan,informasi dan sekaligus memseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.
4. Menyusun Pesan
Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi dan yang lain adalah tujuan organisasi serta kemauan. Berikut adalah peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yan obyektif dalam orgamisasi :
a. Saluran komunikasi harus diketahui dengan pasti
b. Seharusnya ada jalur komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
c. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
d. Garis komunikasi formal secara keseluruhan hendaknya dipergunakan secara normal
e. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengaturan komunikasi haruslah orang-orang yang cakap
f. Garis komunikasi seharusnya tidak mendapat gangguan sementara organisasi sedang berfungsi
g. Setiap komunikasi harus dipisahkan.
Dalam melakukan komunikasi dibutuhkan informasi untuk menentukan tujuan yang akan dicapai, tetapi pada beberap kasus informasi juga bisa menyebabkan terjadinya gagal komunikasi dikarenakan bentuknya yang negatif. Adapun informasi yang bersifat negatif adalah sebagai berikut :
a. Informasi tidak tertangkap
b. Membuat kesalahan
c. Menunda atau menumpuk pekerjaan
d. Penyaringan
e. Hanya menangkap garis besarnya saja
f. Melempar tugas pada orang lain
g. Menghindari informasi
b. Seharusnya ada jalur komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
c. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
d. Garis komunikasi formal secara keseluruhan hendaknya dipergunakan secara normal
e. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengaturan komunikasi haruslah orang-orang yang cakap
f. Garis komunikasi seharusnya tidak mendapat gangguan sementara organisasi sedang berfungsi
g. Setiap komunikasi harus dipisahkan.
Dalam melakukan komunikasi dibutuhkan informasi untuk menentukan tujuan yang akan dicapai, tetapi pada beberap kasus informasi juga bisa menyebabkan terjadinya gagal komunikasi dikarenakan bentuknya yang negatif. Adapun informasi yang bersifat negatif adalah sebagai berikut :
a. Informasi tidak tertangkap
b. Membuat kesalahan
c. Menunda atau menumpuk pekerjaan
d. Penyaringan
e. Hanya menangkap garis besarnya saja
f. Melempar tugas pada orang lain
g. Menghindari informasi
Suatu pesan harus disusun sesuai dengan kebutuhan. Karena sebagus apapun kata-kata yang dipilih tetapi tidak ada isi dari pesan tersebut maka semua itu adalah omong kosong. Dan oleh karena itu pesan merupakan jantung komunikasi.
